Business Mail의 기초, 서명을 사용합시다.

일반적인 상황과 다르게 사업적 (사업이라 적으니 이상하네요.)business 관계상 메일을 주고 받을 때는 지켜야 할 것이 있습니다.

가장 간단한 것이 인사의 말, 그리고 내용, 마무리가 될 것입니다. 처음에 간단한 인사로 메일을 시작하고, 정확하게 전달할 내용을 적은 뒤, 마무리 말로 끝맺음을 하면 되지요. 이 부분은 워낙에 좋은 글들이 많으므로 패스~~

여기에 추가할 것이 바로 서명(Signature) 입니다. 대부분의 메일 서비스가 지원하는 기능이기도 합니다.(뭐.. 스펙 이런거 이야기 하시면 배쨉니다.)
MS의 Outlook에서는 아래와 같이 사용하실 수 있습니다. 메뉴바 중 [도구]->[옵션]을 선택하면 아래와 같은 대화상자가 나타나고

이어서 가장 하단의 서명에 있는 "서명"버튼을 누르면

이러한 페이지가 나와서 사용이 가능하게 되지요. 여기에는 자신의 이름과 회사의 이름, 그리고 소속과 연락처를 적습니다.

그럼 왜 필요한 것일까요??? 메일 주소를 안다면 대부분 연락을 취했을 것인데요.

이런 경우 때문 입니다. 회사 전화번호만 알고서 비즈니스 파트너에게 전화를 할 때 입니다. 만약 그 회사가 대표 번호를 사용하고 있고, 내선이 적용 되어 있다면.. 그리고 업무를 처리하느라 경황이 없어서 파트너에 대한 자세한 정보를 물어 보지 않았을 경우.. 그리고 다른 사람에게 메일 주소만을 전달 받아서 일을 처리 하는 경우 등입니다.

물론 이러한 전제가 말이 안되는 것이기도 하지만, 가끔씩은 이렇게 일을 처리할 경우가 생기게 됩니다.

오늘도 회사일을 처리 하는데.. 일전에 받은 메일 한통만 있어서, 메일을 보냈습니다. 그런데 그 분의 회신 메일에는 어떠한 정보도 들어 있지 않았구요. 질문을 하고 싶은데 메일을 보내는 방법 밖에는 없었습니다.
물론 이전 메일 내용에 대해서 회신을 빨리 주셔서, 회신이 빠를 것이라는 기대는 하고 있지만, 제가 너무 급하게 처리를 해야 하는 경우이거나, 글로써 표현하기 힘든 일일 경우는 더욱 그렇지요.

메일 프로그램을 처음 설치할때 간단하게 세팅해 놓는 것만으로, 비즈니스 관계를 좀더 돈독하게 가져갈 수 있답니다. 자 여러분도 서명을 시작 하시지요(?)